U projektima koji se financiraju iz fondova Europske unije, kao jedna od propisanih obveza Korisnika bespovratnih sredstava može biti navedeno revizorsko izvješće za verifikaciju troškova projekta. Ukoliko je isto potrebno, takva se odredba definira Posebnim uvjetima Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
Primjerice, u sklopu Poziva „Kompetentnost i razvoj MSP“, ova je obveza određena za sve projekte čiji ukupno prihvatljivi troškovi premašuju 1.500.000,00 HRK. Revizorsko izvješće u ovim slučajevima priprema neovisni ovlašteni revizor, a sadržava najmanje sljedeće informacije:
- jamstvo da su izdaci plaćeni u razdoblju prihvatljivosti;
- da se izdaci odnose na stavke odobrene ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava;
- da su se poštivale ugovorne odredbe;
- da se navedeno može potvrditi odgovarajućom dokumentacijom te računovodstvenim sustavom bilježenja podataka.
Izvješće mora biti opisnog karaktera te iz njega mora biti jasno vidljivo koje su sve radnje provedene, kao i rezultati navedenih radnji, a optimalno vrijeme za ove zadatke je krajem provedbe projekta kada su aktivnosti pri završetku, a troškovi podmireni. Korisnik podnosi revizorsko izvješće uz Završni zahtjev za nadoknadom sredstava Posredničkom tijelu razine 2 u roku od 30 dana od isteka razdoblja provedbe projekta, stoga je ove aktivnosti potrebno planirati unaprijed i odrediti jasne rokove kako bi dokument bio pripremljen na vrijeme.
Predmetnim Pozivom određeno je kako se usluge procijenjene vrijednosti od 20.000,00 kuna do 500.000,00 kuna nabavljaju temeljem jedne ponude, a imajući na umu da ove usluge načelno ne premašuju te iznose, nabava usluge revizije vrši se upravo ovim postupkom.
Prije samog početka postupka nabave potrebno je napraviti istraživanje relevantnog tržišta. Istraživanje se vrši pretraživanjem Interneta ili slanjem upita za dostavu ponude onim potencijalnim ponuditeljima za koje Korisnik smatra da mogu izvršiti predmet nabave. Pri tome je važno odabrati barem tri neovisna i nepovezana gospodarska subjekta čija djelatnost uključuje predmet nabave. Cilj samog istraživanja je objektivno procijeniti tržište s aspekta cijene, kvalitete i rokova. Sadržaj upita kojeg će Korisnik poslati u svrhu istraživanja tržišta nije definiran, no savjet je jasno opisati predmet nabave, krajnji rok isporuke te precizirati dodatne elemente ukoliko ih smatra potrebnim. Iako postupak istraživanja nije definiran pravilima, potrebno je imati na umu obvezu poštivanja načela racionalnog i efikasnog trošenja javnih sredstava, slobodnog kretanja roba i usluga te načelo slobode poslovnog nastana, jednakog postupanja i nediskriminacije, transparentnosti, uzajamnog priznavanja, izbjegavanja sukoba interesa te zaštite tržišnog natjecanja. Prilikom slanja upita, potrebno je navesti svim gospodarskim subjektima jasnu uputu o roku u kojem se očekuje odgovor.
Istraživanje tržišta mora biti dokumentirano te sadržavati obrazloženje koje navodi zašto je u konačnici pozvan određen gospodarski subjekt na dostavu obvezujuće ponude.
U slučaju kada Korisnik istražuje tržište pretraživanjem Interneta, od prethodnih je koraka potrebno samo dokumentirati podatke koje smatra relevantnima za odluku o gospodarskom subjektu kojeg će pozvati na dostavu obvezujuće ponude.
Tek nakon završetka istraživanja, Korisnik započinje postupak, i to slanjem poziva na dostavu ponuda gospodarskom subjektu koji mora sadržavati minimalno sljedeće: opis predmeta nabave (npr., vezano za uslugu revizije, ovdje bi Korisnik naveo podatke o projektu te minimalni sadržaj revizorskog izvješća) količinu predmeta nabave, datum do kojeg se mora dostaviti ponuda, navod o dokumentaciji koju ponuditelj treba dostaviti, rok pružanja usluga, rok i uvjete plaćanja te sve što Korisnik smatra neophodnim za samu nabavu. Propisani rok za dostavu obvezujuće ponude je minimalno deset dana, a isto se u pozivu mora navesti te je obveza napomenuti kako rok za dostavu ponuda teče od prvog sljedećeg dana od dana njegova primitka, u kojem slučaju Korisnik, prati tijek navedenoga roka, uvažavajući zaprimljeni dokaz o primitku Poziva.
Po završetku ovog postupka, odnosno, odabirom najbolje ponude, Korisnik sklapa Ugovor s odabranim ponuditeljem te time finalizira postupak nabave.
Obzirom da se krajem provedbe projekta finaliziraju svi zadaci u projektu te se često radi o intenzivnom razdoblju, bitno je na vrijeme (barem 2 mjeseca prije kraja provedbe projekta) krenuti u navedeni postupak obzirom da je verifikacija troškova proces koji traje te u sklopu kojeg neovisna osoba mora pregledati sve dokumente i utvrditi poštivanje ugovornih odredbi te prihvatljivost svih troškova.
