Jedan od najvažnijih ciljeva Direktiva 2014/24/EU i 2014/25/EU je smanjenje administrativnog opterećenja naručitelja i gospodarskih subjekata, a posebno malih i srednjih poduzeća, te je u skladu s tom odredbom nastala i Provedbena Uredba Komisije (EU) 2016/7 оd 5. siječnja 2016. o utvrđivanju standardnog obrasca za europsku jedinstvenu dokumentaciju o nabavi (dalje u tekstu: ESPD). ESPD obrazac uveden je za sve javne nabave kako bi se povećalo prekogranično sudjelovanje u postupcima javne nabave te služi kao preliminarni dokaz umjesto potvrda koje izdaju tijela javne vlasti ili treće strane, a kojima se potvrđuje da određeni gospodarski subjekt:
i. nije u jednoj od situacija zbog koje se isključuje ili može isključiti iz postupka javne nabave
ii. ispunjava tražene kriterije za odabir gospodarskog subjekta i
iii. ispunjava objektivna pravila i kriterije određene za smanjenje broja sposobnih natjecatelja, ako je primjenjivo.
No, iako sam Zakon o javnoj nabavi (dalje u tekstu ZJN 2016) propisuje kako javni naručitelj mora prihvatiti ESPD obrazac kao sredstvo dokazivanja prethodno navedenog, nerijetko se događa da naručitelji u svojim dokumentacijama o nabavi propisuju i dostave drugih dokumenata pored ESPD-a. U nekim situacijama dodatni dokumenti imaju svoju svrhu, no ponekad odredbe predstavljaju dodatni administrativni teret za ponuditelje. Naravno, ključno pitanje je: Koji su dodatni dokumenti potrebni a koji predstavljaju „višak“?
U rješavanju ovog pitanja bitno je prvo razlučiti dokumente koji se vežu uz dokazivanje uvjeta sposobnosti od onih koji se vežu uz ocjenjivanje ponude u sklopu kriterija ekonomski najpovoljnije ponude (dalje u tekstu: ENP kriteriji). Postoje dokumentacije o nabavi u kojima je naručitelj propisao kako ponuditelji moraju u ponudi dostaviti vlastoručno potpisane obrasce životopisa a vezano uz dokazivanje tehničke i stručne sposobnosti ponuditelja, odnosno u svrhu dokazivanja obrazovnih i stručnih kvalifikacija pružatelja usluge ili izvođača radova ili njihova rukovodećeg osoblja, pod uvjetom da se oni ne ocjenjuju u okviru kriterija za odabir ponude. Ova praksa nema temelj u ZJN 2016, s obzirom na to da se radi o uvjetima sposobnosti a koji se preliminarno dokazuju ESPD-om i to točkama 2. i 6. odjeljka C, dijela IV.: Kriteriji za odabir gospodarskog subjekta. S druge strane, ukoliko se obrazovne i stručne kvalifikacije pružatelja usluge ili izvođača radova ili njihova rukovodećeg osoblja ocjenjuju u okviru kriterija za odabir ponude onda je dostava životopisa nužna kako bi naručitelj mogao ocijeniti kvalitetu ponude odnosno iskustva stručnjaka.
Slični princip se primjenjuje i na Izjavu o trajanju jamstva kao i zahtijevanje dostave potpisanog nacrta ugovora. Postoje dokumentacije o nabavi u kojima su naručitelji propisali kako se u sklopu ponude mora dostaviti Izjava o trajanju jamstva. Ukoliko je trajanje jamstva jedan od kriterija za odabir ponude, ova izjava (ili neki drugi dokument u kojem gospodarski subjekt koji podnosi ponudu može navesti koliko trajanje jamstva nudi) je nužna za ocjenjivanje, no ista nije nužna ukoliko se samo traži da ponuditelj potvrdi kako nudi jamstvo a koje se ne ocjenjuje. Tada je traženje ovakve izjave suvišno, jer sukladno članku 280. stavku 1 ZJN 2016, ponuda je izjava volje ponuditelja u pisanom obliku da će isporučiti robu, pružiti usluge ili izvesti radove u skladu s uvjetima i zahtjevima iz dokumentacije o nabavi. Ako je u dokumentaciji propisano kako ponuditelj mora dati jamstvo za uredno izvršenje ugovora u određenom trajanju, onda ponuditelji predajom ponude pristaju na isto. Načelno je suvišno tražiti i dostavu potpisanog nacrta ugovora jer temeljem članka 312. stavka 2. ugovor o javnoj nabavi ili okvirni sporazum mora biti sklopljen u skladu s uvjetima određenima u dokumentaciji o nabavi i odabranom ponudom, odnosno u istom ne smiju biti navedeni uvjeti koji nisu podržani dokumentacijom o nabavi. Kako se predajom ponude pristaje na uvjete iz dokumentacije o nabavi, pristaje se i na ugovorne odredbe koje se temelje na istoj.
Jedan od dodatnih dokumenata čija se dostava u sklopu ponude također traži je punomoć ili ovlast u slučaju zajedničke ponude. U teoriji, ESPD obrazac, dio II.: Podaci o gospodarskom subjektu, pitanja koja se odnose na oblik sudjelovanja bi trebala dati odgovor na sastav zajednice kao i tko je nositelj ponude. U kombinaciji sa obrascem ponude koji se kreira preko EOJN RH portala, a u kojem ponuditelji mogu u sklopu dodatnih podataka navesti tko je osoba/član zajednice zadužen za komunikaciju s naručiteljem, čini se kako dostava dodatne punomoći u sklopu ponude nije apsolutno nužna. Međutim, razumljivo je i zašto naručitelji propisuju dostavu iste – vrlo često ponuditelji ne popune na ispravan način i sa svim podacima sve dijelove ponude te je ostavljeno naručitelju pogađati kome se od članova zajednice obratiti s pitanjima.
