PJR Akademija| o provedbi projekata iz strukturnih fondova

Sažetak programa

Metodologija Akademije izvodi se po specijalno dizajniranom programu, a među najvažnijim metodama ističemo:

1. Izjednačavanje informacija polaznika. Kako bi program mogli pohađati i oni koji nemaju iskustva u EU projektima, omogućili smo svima pohađanje našeg redovnog jednodnevnog seminara o uvodu u strukturne fondove. Seminar je idealno pohađati prije dolaska na akademiju, no smije se i kasnije (do godinu dana poslije završetka programa Akademije).
2. Prethodna priprema.  Za sve koji se do sada jesu ili nisu susreli s EU projektima, pripremili smo ogledni primjerak čak 2 EU projekta na hrvatskom jeziku koje šaljemo kao dio materijala za pripremu (pre-reading). Projektne prijedloge potrebno je pročitati prije dolaska na Akademiju, zajedno s 2 natječaja na koja su se prijavljivali, kao i Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava jer sve to ima svrhu polaznike pripremiti za uspješno pohađanje programa.
3. Učenje primjerom.  Primjeri projekata složeni su kao odgovor na 2 stvarna EU natječaja iz 2015. godine, s ciljem da omogućimo polaznicima iz svih sektora (javni, privatni i civilni) relevantan i koristan primjer. Ova se 2 projekta koriste tijekom cijelog programa kako bi se polaznici mogli zamisliti u konkretnoj situaciji.
4. Simulacije i studije slučaja.  Polaznici igraju ulogu projektnog tima. Razmatrajući konkretni projekt, simuliramo događaje tijekom provedbe (inspirirano stvarnim situacijama iz različitih projekata) i stavljamo ova 2 projekta u različite izazovne situacije tijekom cijelog životnog ciklusa kako bi polaznici morali istražiti situaciju i potražiti rješenje.
5. Grupne rasprave i peer learning (vršnjačko učenje).  Polaznici su raspoređeni u manje timove koji u sinergiji dolaze do rješenja problema. Podjelu polaznika u timove formiramo s obzirom na individualnu struku, prethodno iskustvo i predviđeni stupanj potencijalne međusobne sinergije, izbjegavajući pri tome grupiranje osoba iz iste institucije. Trudimo se svakog polaznika potaknuti da podijeli s grupom svoja iskustva u projektima ili sličnim situacijama.
6. Alati.  Kako bi se polaznici osamostalili u upravljanju projektima, na Akademiji pojašnjavamo i dajemo razne korisne alate (npr. predložak detaljnog plana provedbe aktivnosti projekta i osobama koje su zadužene za pojedini zadatak, „excel“ tablicu izračuna tijeka sredstava koja računa u kojem će periodu projekt ostati bez predujma i sl.). Alati su dostupni u elektroničkom obliku i kasnije te su vrlo korisni i primjenjivi u radu s vlastitim projektima.
7. Debate, pitanja i odgovori.  Svaki blok programa uključuje i vrijeme za pitanja polaznika na navedenu ili povezanu temu, iznošenje vlastitih iskustava u određenim situacijama. Predviđene su debate „suprotstavljenih timova“ koji iz različitih kutova razmatraju pojedine situacije i probleme.
8. Follow-up. Nakon što završi program Akademije zamišljeno je da svaki polaznik postaje članom PJR KLUB-a te u redovnim druženjima 3 puta godišnje na stručnim izlaganjima i diskusijama ima mogućnost nastaviti suradnju i umrežavanje s ostalim članovima i korisnicima EU projekata te tako produbljivati svoja znanja i iskustva.

Uvod u problematiku teme

Koji su točno bili izazovi i kakva je bila uspješnost provođenja projekata financiranih iz IPA fonda iz perspektive korisnika te koliko je cijeli sustav bio učinkovit i kako su se doista u praksi provodili projekti, nije do sada bilo poznato. Kako bi se skupila iskustva svih IPA korisnika (grant) sredstava na jednom mjestu i osigurao temelj za buduću kvalitetnu provedbu projekata te povećanje apsorpcijskog kapaciteta, 2014. godine osmislili smo i proveli istraživanje o provedbi EU projekata  u Hrvatskoj. Populaciju istraživanja sačinjavali su korisnici EU fondova u 37 natječaja i 576 projekata (ukupna vrijednost 103.123.497,30 eura). Od svih navedenih, u istraživanju je sudjelovalo 390 EU projekata (67,70 %) .

U nastavku su neki od rezultata koje je dalo ovo istraživanje:

• Korisnici kao jedan od ključnih problema provedbe navode administrativne zahtjeve u provođenju projekata , što često onemogućava fokusiranje na projektne aktivnosti i ostvarenje rezultata.
• 5,45 prosječan je broj realokacija proračuna  napravljenih na projektima, što ukazuje kako na slabije planiranje tako i na potrebu za znanjima o upravljanju promjenama i pravilima koja utvrđuju proceduru promjena projekata
• Prosječno vrijeme potrebno od predaje izvještaja projekta do isplate sredstava bilo je 11 mjeseci i 23 dana , a ova činjenica stvara izrazito veliku potrebu za pomnim planiranjem tijeka sredstava.
• Prosječno je odobreno (iskorišteno) 85,80 % sredstava , što upućuje na potrebu za uvećanjem vještina izvješćivanja i valjanog dokumentiranja troškova.
• Najčešći razlozi neprihvatljivosti troškova  bili su pogreške u javnoj nabavi, neopravdana budžetska prekoračenja i neprihvaćeni neposredni rezultati projekata.

Sve ove greške i kako ih izbjeći  pomno obrađujemo na programu Akademije. Javna nabava je ispred svega najrizičnija aktivnost svakog projekta, što je razlog zašto smo 2/5 programa posvetili toj temi. Program Akademije temelji se na nalazima ovog opsežnog istraživanja i višegodišnjeg iskustva u radu s korisnicima sredstava, ali i u institucijama koje upravljanju sustavom fondova

Zašto pohađati edukaciju

Besplatni uvodni seminar

• Zato jer, ukoliko smatrate da Vam treba, upisom programa Akademije dobivate 1 besplatni seminar o uvodu u sustav strukturnih fondova koji se izvodi 7 dana prije početka programa

Primjer čak 2 EU projekta

• Zato što ćete dobiti čak 2 primjera EU projekta, jedan iz Europskog socijalnog fonda (ESF)-a i jedan iz Europskog fonda za regionalni razvoj (EFRR)
• Zato jer smo primjere projekata razvili temeljem stvarnih natječaja iz 2015.g.
• Zašto 2 projekta? Zato jer je jedna vrsta projekata zanimljiva privatnom sektoru, a druga vrsta projekata je zanimljiva javnom i civilnom sektoru, a mi smo htjeli pokriti sve očekivane interese vrlo različitih polaznika.

Simulacija iskustva rada na projektu

• Zato što Vam je dosta općenitih edukacija o EU fondovima i želite napraviti korak dalje
• U 5 dana programa ne koristimo ni 1 slajd powerpoint prezentacije, program je 100% praktičan
• Zato što je naš cilj učiti Vas logičnom i ugovorno argumentiranom razmišljanju te smo uložili veliki trud u odabir metoda i vježbi kojima ćemo Vas na najkvalitetniji način potaknuti da iskusite provedbu projekta

Stjecanje znanja

• Zato što ćete steći sveobuhvatno znanje o pravilnoj i uspješnoj provedbi EU projekata
• Zato što ćemo Vam pokazati da svako pravilo ima svoj temelj i kako taj temelj možete pronaći
• Zato jer je kvalitetan i izvediv projektni prijedlog moguće razviti tek nakon stjecanja niza znanja iz provedbe koje ova edukacija nudi

Kredibilitet

• Zato što smo utemeljeno na iskustvu 390 projekata koji su sudjelovali u istraživanju za Vas specifično probrali najbitnija područja i najčešće izazove
• Zato što Vas na programu vodi tim stručnjaka koji ima dugogodišnje bogato i raznovrsno iskustvo na nekoliko stotina EU projekata
• Zato što istovremeno dobivate dvije potvrde: potvrdu o pohađanju respektabilnog programa Akademije i potvrdu odobrenu od Ministarstva gospodarstva koja nosi bodove za obnavljanje certifikata u području javne nabave

Dupla potvrda

• S obzirom da su zadnja 2 dana programa Akademije ujedno potvrđeni kao redoviti program usavršavanja u području javne nabave “Specifičnosti u provedbi postupaka javne nabave na projektima financiranima iz sredstava Europske unije” koji se provodi sukladno Pravilniku o izobrazbi u području javne nabave, polaznici osim Potvrdu o pohađanju programa Akademije, dobivaju i potvrdu za 16 sati usavršavanja koja nositeljima certifikata služi u obnavljanju certifikata u području javne nabave.

Networking i daljnja suradnja

• Zato što ćete na Akademiji u klupe sjesti s drugim korisnicima EU sredstava s različitim pozadinama i iskustvima te tako dobiti jedinstvenu priliku sagledavanja pojedinih problema i rješenja iz drugog kuta
• Zato što želite ući u klub voditelja EU projekata i nastaviti se družiti 3 puta godišnje na našim okupljanjima i razmjenama iskustava na PJR KLUB-u

Dosta nam je primjera dobrih ideja koje zapadaju u probleme i gledanja kvalitetnih projektnih timova i organizacija čija se visoka motivacija smanjuje, a novac vraća u EU. Jedna od misija rada u PJR timu jest stvaranje osnova i učenje korisnika kako navedene greške izbjeći. Želimo Vam pomoći da EU sredstva iskoristite maksimalno moguće. Iz tih vrijednosti proizašao je ovaj program edukacije.

Ciljne skupine edukacije

PJR Akademija o provedbi projekata iz strukturnih fondova namijenjena je svima koji provode ili žele provoditi EU projekte. Konkretno, sljedećim specifičnim skupinama:

• Iskusnim voditeljima projekata.  Vama, koji ste iskusni voditelji IPA projekata i koji želite prijeći na pravila strukturnih fondova kroz naprednu i izuzetno praktičnu edukaciju kako bi postali uistinu izvrsni u svom poslu.
• Onima koji to žele postati.  Vama, koji ste svoje projektne prijedloge poslali ili planirate njihovu pripremu za EU natječaje.
• Potpornim organizacijama i specifičnim stručnjacima. Vama, računovođama, voditeljima financija, revizorima, stručnjacima za javnu nabavu, prevoditeljima, savjetnicima, jer se tijekom projekta pojavljuje potreba za različitim funkcijama te za uslugama organizacija poput konzultantskih kuća, financijskih institucija, javnih razvojnih tvrtki i sličnih pravnih osoba koje također moraju biti upoznate s izazovima provedbe kako bi uistinu mogli pomoći projektima.
• Mladim osobama i onima koji traže ili žele promijeniti posao. Vama, koji ste shvatili da je tržište voditelja EU projekata u konstantnom rastu, a da je očekivana količina ovakvih pro-jektnih prilika desetak puta veća od kad smo pristupili Europskoj uniji. Tržište rada voditelja EU projekata novo je i specifično tržište. Temeljem osobnog poznavanja organizacijske strukture tristotinjak projekata, u velikoj većini slučajeva voditelji su bile mlade osobe koje brzo uče, sklone su multidisciplinarnom pristupu učenju te vole dinamično radno okruženje.

Materijali za prethodnu pripremu (pre-reading):

• Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava sa svim prilozima
• Stručni članci o sustavu EU fondova kojima je autor PJR
• Projekt napisan za ESF natječaj
• Projekt napisan za EFRR natječaj

Sve materijale koje nadalje nabrajamo i koji se dobivaju tijekom pohađanja dakle dobivaju se DUPLO (za svaki projekt):

• Primjer dnevnog reda ključnog kick-off sastanka projektnog tima
• Predložak i popunjen primjer detaljnog plana provedbe projekta – gantogram
• Predložak i popunjeni primjer tablice za izračun novčanog tijeka
• Primjer zahtjeva za nadoknadom sredstava
• Primjer finalnog izvještaja projekta
• Primjer razdjela proračuna u grupe nabave i popunjenog plana nabave
• Do 3 seta dokumentacije za nadmetanje: za nabavu usluga, roba i izvođenje radova
• Cijeli niz vježbi, studija slučaja, primjera druge projektne dokumentacije

Dnevni raspored

Dnevni raspored - 2. dan

Dnevni raspored - 3. dan

Dnevni raspored - 4. dan

Dnevni raspored - 5. dan

Prijave za edukaciju