U cilju povećanja transparentnosti te boljeg upravljanja javnom nabavom ZJN 2016 je uveo nove obveze naručiteljima (javnim i sektorskim) u pogledu izvještavanja, dokumentiranja te čuvanja dokumentacije o aktivnostima javne nabave.
IZVJEŠĆE O POSTUPKU JAVNE NABAVE
Izvješće o postupku javne nabave za javne naručitelje
Sukladno članku 332. ZJN-a 2016 javni naručitelj ima obvezu, u roku od 30 dana od dana slanja obavijesti o dodjeli ugovora, sastaviti pisano izvješće o svakom provedenom postupku javne nabave.
Pisano izvješće mora sadržavati:
- naziv i adresu javnog naručitelja, predmet i procijenjenu vrijednost nabave
- ako je primjenjivo, rezultate kvalitativnog odabira gospodarskog subjekta, uključujući smanjenje broja sposobnih natjecatelja, ponuda ili rješenja, i to:
- imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odabira
- imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja
- razloge za odbijanje ponuda za koje se smatra da su izuzetno niske
- ime uspješnog ponuditelja i razloge zašto je njegova ponuda odabrana i, ako je primjenjivo, dio ugovora ili okvirnog sporazuma koji odabrani ponuditelj namjerava dati u podugovor trećim strankama te imena podugovaratelja
- okolnosti koje opravdavaju uvjete za provedbu natjecateljskog postupka uz pregovore, natjecateljskog dijaloga ili pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje
- ako je primjenjivo, razloge za odluku javnog naručitelja da poništi postupak javne nabave
- ako je primjenjivo, razloge zašto nisu korišteni elektronički načini komunikacije za podnošenje ponuda
- ako je primjenjivo, otkrivene sukobe interesa i poduzete naknadne mjere.
Ako obavijest o dodjeli ugovora ili zapisnik o pregledu i ocjeni sadržava sve gore navedene podatke, javni naručitelj može koristiti tu obavijest ili zapisnik kao izvješće o postupku javne nabave.
Javni naručitelj obvezan je na zahtjev izvješće dostaviti središnjem tijelu državne uprave nadležnom za politiku javne nabave, drugom državnom tijelu ili tijelu državne uprave, ili Europskoj komisiji.
Izvješće se ne sastavlja se za ugovore sklopljene na temelju okvirnih sporazuma ako su oni sklopljeni u skladu s člankom 153. stavkom 2. i stavkom 4. točkom 1. ZJN 2016.
Člankom 153. stavkom 2. propisano je da se ugovori na temelju okvirnog sporazuma sklopljenog s jednim gospodarskim subjektom dodjeljuju prema uvjetima utvrđenim u tom okvirnom sporazumu. Za sklapanje tih ugovora javni naručitelj nije obvezan sastavljati posebno pisano izvješće.
Ako javni naručitelj, sukladno članku 153. stavku 4. točki 1., dodjeljuje ugovore na temelju okvirnog sporazuma sklopljenog s više gospodarskih subjekata bez ponovne provedbe nadmetanja, prema uvjetima utvrđenima u okvirnom sporazumu, ako su u okvirnom sporazumu utvrđeni svi uvjeti za izvođenje radova, pružanje usluga ili isporuku robe te objektivni uvjeti za odabir gospodarskog subjekta iz okvirnog sporazuma koji će izvršavati ugovor, a koji uvjeti su bili navedeni u dokumentaciji o nabavi za okvirni sporazum, za takve ugovore nije obvezan sastavljati pisano izvješće.
Međutim, javni naručitelj obvezan je sastaviti izvješće za svaki ugovor koji dodjeljuje na temelju okvirnog sporazuma sklopljenog s više gospodarskih subjekata:
- u kojem nisu utvrđeni svi uvjeti za izvođenje radova, pružanje usluga ili isporuku robe, ili
- kad dodjeljuje ugovore djelomično bez ponovne provedbe nadmetanja, a djelomično s ponovnom provedbom nadmetanja, ako su u okvirnom sporazumu utvrđeni svi uvjeti za izvođenje radova, pružanje usluga ili isporuku robe te ako je javni naručitelj u dokumentaciji o nabavi za okvirni sporazum predvidio korištenje ovakve mogućnosti, odredio objektivne kriterije za izbor hoće li se provoditi ponovno nadmetanje ili će se ugovor dodijeliti bez ponovne provedbe nadmetanja te ako je naveo koji uvjeti mogu biti predmet ponovne provedbe nadmetanja.
Javni naručitelj obvezan je pisano izvješće o svakom postupku javne nabave na zahtjev dostaviti središnjem tijelu državne uprave nadležnom za politiku javne nabave, drugom državnom tijelu ili tijelu državne uprave, ili Europskoj komisiji.
Izvješće o postupku javne nabave za sektorske naručitelje
Sukladno članku 397. ZJN-a 2016 sektorski naručitelj obvezan je u roku od 30 dana od dana slanja obavijesti o dodjeli ugovora za svaki postupak javne nabave, uključujući dinamički sustav nabave, sastaviti pisano izvješće koje mora sadržavati:
- naziv i adresu sektorskog naručitelja, predmet i procijenjenu vrijednost nabave
- ako je primjenjivo, rezultate kvalitativnog odabira gospodarskih subjekata, uključujući smanjenje broja sposobnih natjecatelja, ponuda ili rješenja, i to:
- a) imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odabira
- b) imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja
- razloge za odbijanje ponuda za koje se smatra da su izuzetno niske
- ime odabranog ponuditelja i razloge zašto je njegova ponuda odabrana i, ako je primjenjivo, dio ugovora ili okvirnog sporazuma koji odabrani ponuditelj namjerava dati u podugovor trećim strankama te imena podugovaratelja
- okolnosti koje opravdavaju uvjete za provedbu pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje
- ako je primjenjivo, razloge za odluku sektorskog naručitelja da poništi postupak javne nabave
- ako je primjenjivo, razloge zašto nisu korišteni elektronički načini komunikacije za podnošenje ponuda
- ako je primjenjivo, obrazloženje razloga za izuzeće od primjene ovoga Zakona.
Ako obavijest o dodjeli ugovora ili zapisnik o pregledu i ocjeni sadržavaju sve naprijed navedene podatke, sektorski naručitelj može koristiti tu obavijest ili zapisnik kao izvješće o postupku javne nabave.
POHRANA (ARHIVIRANJE) DOKUMENTACIJE
Obveze naručitelja u pogledu dokumentiranja tijeka svih aktivnosti u postupcima javne nabave i čuvanju dokumentacije utvrđene su odredbama članka 333. ZJN-a 2016.
Naručitelj je obvezan dokumentirati tijek svih postupaka javne nabave koje provodi, bez obzira na to provode li se elektroničkim putem. Naručitelj je obvezan cjelokupnu dokumentaciju o svakom postupku javne nabave čuvati najmanje četiri godine od dana sklapanja ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma.
Naručitelj je obvezan čuvati dostatnu dokumentaciju za opravdanje odluka donesenih u svim fazama postupka nabave, kao što je dokumentacija o komunikaciji s gospodarskim subjektima i internim mišljenjima, pripremi dokumentacije o nabavi, o dijalogu i pregovorima ako ih je bilo, o odabiru i dodjeli ugovora.
Iznimno, ako je trajanje ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma dulje od tri godine, naručitelj je obvezan najmanje tijekom cijelog razdoblja trajanja ugovora ili okvirnog sporazuma čuvati cjelokupnu dokumentaciju postupka ako je vrijednost ugovora ili okvirnog sporazuma jednaka ili veća od:
- eura u kunskoj protuvrijednosti na dan sklapanja ugovora ili okvirnog sporazuma prema srednjem tečaju Hrvatske narodne banke, u slučaju javne nabave robe ili usluga;
- 000.000 eura u kunskoj protuvrijednosti na dan sklapanja ugovora ili okvirnog sporazuma prema srednjem tečaju Hrvatske narodne banke, u slučaju javne nabave radova.
Naručitelj je obvezan omogućiti pristup dokumentaciji i ugovorima ili okvirnim sporazumima sukladno zakonu kojim se uređuje pravo na pristup informacijama.
EOJN RH pohranjuje cjelokupnu dokumentaciju o svakom postupku javne nabave, koja je objavljena ili dostavljena elektroničkim sredstvima komunikacije kroz sustav, najmanje šest godina od sklapanja ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma na način koji omogućava očuvanje integriteta podataka (članak 334.ZJN-a 2016).
SASTAVLJANJE POJEDINAČNIH IZVJEŠĆA PREMA EU DIREKTIVAMA
Povećanje transparentnosti jedan je od ciljeva novih europskih direktiva o javnoj nabavi koje sadrže posebne odredbe o dokumentiranja tijeka postupaka javne nabave te sastavljanju pojedinačnih izvješća o postupcima nabave za javne i sektorske naručitelje.
Obveza sastavljanja pojedinačnih izvješća o postupcima nabave te dokumentiranje tijeka svih postupaka nabave, bez obzira na to provode li se ti postupci elektroničkim putem ili ne, za javne naručitelje utvrđena je člankom 84. Pojedinačna izvješća o postupcima za dodjelu ugovora DIREKTIVE 2014/24/EU EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA. od 26. veljače 2014. o javnoj nabavi i o stavljanju izvan snage Direktive 2004/18/EZ.
Obveza sastavljanja pojedinačnih izvješća o postupcima nabave te dokumentiranje tijeka svih postupaka nabave, bez obzira na to provode li se ti postupci elektroničkim putem ili ne, za sektorske naručitelje utvrđena je člankom 100. Pojedinačna izvješća o postupcima za dodjelu ugovora DIREKTIVE 2014/25/EU EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 26. veljače 2014 o nabavi subjekata koji djeluju u sektoru vodnog gospodarstva, energetskom i prometnom sektoru te sektoru poštanskih usluga i stavljanju izvan snage Direktive 2004/17/EZ.
