Sažetak. U radu se ukratko opisuje postupak javnog otvaranja ponuda sada kada je obavezna elektronička dostava ponuda sukladno Zakonu o javnoj nabavi, Narodne novine broj 90/11, 83/13 i 143/13 (članci 54. i 184. ZJN).
Javno otvaranje ponuda
Zakon o javnoj nabavi, Narodne novine broj (90/11, 83/13 i 143/13) u članku 184. stavak 2. i 3. govori (dalje: ZJN):
„(2)Obvezu elektroničke dostave ponuda i zahtjeva za sudjelovanje obvezni su odrediti:
- Državni ured za središnju javnu nabavu najkasnije od 1. siječnja 2015.;
- ostali naručitelji najkasnije od 1. siječnja 2016. za nabavu velike vrijednosti, a najkasnije od 1. srpnja 2016. za nabavu male vrijednosti.
Obveze naručitelja iz stavaka 1. i 2. ovoga članka odnose se na otvoreni postupak javne nabave, ograničeni postupak javne nabave, pregovarački postupak javne nabave s prethodnom objavom i natjecateljski dijalog.“
Sukladno odredbama ZJN-a, svi naručitelji u Republici Hrvatskoj obavezni su omogućiti elektroničku dostavu ponuda i zahtjeva za sudjelovanje u postupku. Elektronička dostava vrši se preko Elektroničkog oglasnika javne nabave Narodnih novina (dalje: EOJN). Elektronička dostava ponuda samo je dio tzv. e-nabave. Elektronička javna nabava (e-nabava) sveobuhvatni je naziv za sustav javne nabave koji se temelji na primjeni elektroničkih sredstava komunikacije u postupcima javne nabave i uključuje uvođenje elektroničkih alata kao potpore različitim fazama procesa javne nabave. Komunikaciju i razmjenu podataka između naručitelja i gospodarskih subjekata zakonodavac je odredio u članku 54. ZJN-a.
Kao i do sada, ponuda je rezultat Dokumentacije za nadmetanje koju je izradio naručitelj i poziva na nadmetanje kojim se iskazuje namjera sklapanja ugovora o javnoj nabavi. Gospodarski subjekti na temelju dokumentacije za nadmetanje i poziva na nadmetanje izrađuju svoje ponude (zahtjeve za sudjelovanje) koje se od 1.1.2016. (velika nabava) i od 1.7.2016. (mala nabava) obavezno predaju elektroničkim putem u roku koji je odredio naručitelj. Naručitelj prilikom izrade objave poziva na nadmetanje obavezno ispunjava dio pod nazivom „e-nabava“. U navedenom dijelu unose se podaci potrebni za e-nabavu (2 ovlaštena predstavnika i njihove zamjene, odgovorna osoba naručitelja i sl.) te se u tom dijelu generiraju „ključevi“. Javni ključ se generira odmah u sustavu dok se privatni ključ generira i šalje ovlaštenim predstavnicima. Taj privatni ključ potreban je za otvaranje ponuda. Gubitkom privatnog ključa nije moguće započeti proces javnog otvaranja ponuda, a time ni pregled poslanih ponuda.
Elektroničko otvaranje ponuda provodi se na EOJN nakon isteka roka za otvaranje ponuda. Nakon isteka roka za otvaranje ponuda potrebno je da se minimalno 2 ovlaštena predstavnika naručitelja koji su dobili ključeve prijave na svoj EOJN račun, uđu u odgovarajući postupak i učitaju svoj privatni ključ. Ovo je moguće odraditi na 2 zasebna računala ili, što je češće, da se prvo jedan ovlašteni predstavnik prijavi na svoj račun, učita privatni ključ te da se nakon toga osoba koja će i čitati podatke iz ponuda (drugi ovlašteni predstavnik) na istom računalu prijavi na svoj korisnički račun i učita svoj privatni ključ. Ovdje treba napomenuti da je isto moguće odraditi tek nakon isteka roka za dostavu ponuda. Do tog trenutka sustav ne dopušta pristup ponudama te se time štite sama načela javne nabave. Isto tako, za javno otvaranje ponuda bitno je da se, uz adekvatan prostor, osigura minimalno jedno računalo sa pristupom internetu i printer za ispis upisnika i zapisnika koji će se generirati u EOJN. Projektor kojim će se na video platnu projicirati sam postupak javnog otvaranja ponuda i time doprinjeti transparentnosti postupka je poželjan, ali ne i nužan.
Nakon što je drugi ovlašteni predstavnik učitao svoj privatni ključ omogućava se početak javnog otvaranja ponuda. Klikom na gumb „započni javno otvaranje ponuda“ sustav će generirati sve podatke i omogućiti pristup pristiglim ponudama. Sam postupak javnog otvaranja elektronskih ponuda (zahtjeva za sudjelovanje) provodi se kroz 6 jednostavnih koraka:
- Osnovni podaci. U ovom se koraku unose podaci o ovlaštenim predstavnicima naručitelja i ponuditelja te da li se na otvaranju nalaze i druge osobe.
- Upisnik elektronički dostavljenih ponuda. Kao i kod „starog“ načina ponude se upisuju u upisnik koji je sastavni dio zapisnika. Jedino, sada to radi sustav EOJN a ne naručitelj. Prilikom javnog otvaranja ponuda na glas se čita čije su sve ponude pristigle.
- Provjera elektroničkih ponuda. Provjera elektroničkih ponuda koristi se kako bi se ustanovilo zadovoljava li dospjela ponuda sve standarde i pravila koji su definirani ZJN-om i podzakonskim propisima. Ako svi uvjeti nisu zadovoljeni, sustav će označiti uvjet koji nije zadovoljen. Klikom na gumb „provjeri elektroničke ponude“ sustav pokreće provjeru ponuda. Ukoliko sustav utvrdi da npr. ponuda nije potpisana primjenom naprednog elektroničkog potpisa istu će označiti crvenim minusom te će se u daljnjem postupku otvaranja kod te ponude pojaviti navod da ponuda „nije potpisana“ i isto će biti vidljivo u Zapisniku o otvaranju.
- Podaci o svim ponudama. U ovom koraku naručitelju je vidljivo tko je sve predao ponudu, oznaka ponude, kada je predana i je li bilo izmjena ili dopuna ponuda. Ovaj korak ima onoliki broj podkoraka koliko je ponuda pristiglo. Npr. ako su pristigle 3 ponude podkoraci će biti 4.1, 4.2 i 4.3.
Svaki podkorak je ponuda svakog zasebnog ponuditelja. Potrebno je napomenuti da pri elektroničkom otvaranju ponuda, ukoliko je dostavljena izmjena ponude, sustav automatski bilježi izmjenu kao ponudu te je stavlja na ono mjesto po redoslijedu zaprimanja izmjene ponude. To znači da ako je ponuditelj XY prvi predao ponudu, nakon njegove su primljene još dvije ponude te je tada ponuditelj XY predao izmjenu svoje ponude, njegova ponuda nije više prva već treća, dok prva ponuda neće biti vidljiva. Ovo može biti malo zbunjujuće za naručitelje koji tek počinju sa e-nabavom budući da EOJN naručitelju šalje e-mail poruku svaki put kad je predana ponuda. Ali u konkretnom slučaju, naručitelj će dobiti 4 e-mail poruke da je zaprimljena ponuda, a u stvari su samo 3 ponude u postupku. E-mail poruke ne sadrže podatke o ponuditeljima, samo informaciju da je predana ponuda.
U svakom podkoraku čitaju se podaci koji su se do sad čitali iz papirnatih ponuda, sukladno Uredbi o načinu izrade i postupanju s dokumentacijom za nadmetanje i ponudama (Narodne novine, broj 10/12). Podaci koji su vidljivi u ovom koraku su: podaci o ponuditelju, datum i vrijeme zaprimanja ponude, oznaka ponude, predmet nabave, da li se radi o izmjeni/dopuni ponude, da li je ponuda neotvorena, da li je potpisana i vrijednost ponude bez i sa PDV-om. Ove podatke nije moguće mijenjati. Ali u ovom koraku naručitelj unosi one podatke koje sustav nije mogao generirati. Kao što je većini već vjerojatno poznato, jamstvo za ozbiljnost ponude u bilo kojem obliku osim u obliku novčanog pologa za sada se mora dostaviti zasebno, u originalu na adresu naručitelja i u roku za dostavu ponuda. Isto vrijedi i za uzorke. Potvrda u uplati novčanog pologa kao jamstva za ozbiljnost ponude može se u PDF obliku učitati u sklopu ponude. Članak 54. ZJN-a jasno definira što se sve dostavlja u fizičkom obliku. Prilikom javnog otvaranja ponuda, ovlašteni predstavnici naručitelja u ovom koraku otvaraju „dijelove ponude koji se dostavljaju odvojeno od ponude“ za svakog ponuditelja zasebno i ti se podaci unose u EOJN u odgovarajućem podkoraku. Konkretno, radi se o broju dijelova od koliko se sastoji ponuda (npr. ako je dostavljeno samo jamstvo, ponuda se sastoji od 2 dijela, elektroničke ponude i jamstva) i navodu koji se sve dijelovi dostavljaju zasebno. Ovaj drugi dio često ponuditelji sami ispune pa naručitelj samo provjerava istinitost. Nakon što su ovlašteni predstavnici naručitelja pročitali sve podatke sukladno Uredbi o načinu izrade i postupanju s dokumentacijom za nadmetanje i ponudama, unijeli podatke o dijelovima koji se dostavljaju zasebno, ovlašteni predstavnik koji vodi otvaranje ponuda u EOJN u mogućnosti je generirati „uvez ponude“ što je ekvivalent Ponudbenom listu i dati ga na uvid prisutnim ovlaštenim predstavnicima ponuditelja ukoliko oni to traže. Ovdje je potrebno voditi računa o tome da se ne daje cijeli uvez ponude na uvid već do onog dijela na kojem stoji navod da se dalje ne daje na uvid. Ovaj postupak je potrebno ponoviti za svaku ponudu u postupku.
- Završetak javnog otvaranja. Nakon što su ovlašteni predstavnici završili sa korakom 4. potrebno je samo formalno završiti postupak javnog otvaranja ponuda. Ovdje se navodi žalbeni rok, vrijeme završetka javnog otvaranja ponuda, eventualne primjedbe na postupak otvaranja ponuda te ime i prezime zapisničara.
- ZAVRŠETAK JAVNOG OTVARANJA. U ovom koraku i formalno završava postupak javnog otvaranja te se kreira Zapisnik s javnog otvaranja ponuda u word formatu. Kreirani Zapisnik možete preuzeti, ažurirati, dopuniti, formatirati, ispisati i ponovno priložiti na platformu. Javno otvaranje ponuda je završeno!
Nakon toga možete preuzeti cjelokupne ponude u zip. datoteci.
Zaključak
Postupak javnog otvaranja ponuda nije se bitno promijenio u odnosu na stari, samo je „evoluirao“ u skladu sa razvojem informatičke tehnologije i zahtjevima za zaštitom okoliša. E-ponude su sigurnije, jednostavnije za rukovanje, lakše ih je predati, nema kašnjenja pošte i sl. Sve su ovo prednosti elektroničkih ponuda. Jedini veći nedostatak je što su ljudi navikli na listanje papira.
Reference
- Zakon o javnoj nabavi (Narodne novine broj 90/11, 83/13 i 143/13)
- Elektronički oglasnik javne nabave, korisnički priručnici.
