U sklopu Ugovora o bespovratnim sredstvima (dalje u tekstu: Ugovor), Korisnici i njihovi partneri skoro uvijek imaju obavezu odraditi neke nabave robe, radova ili usluga kako bi uspješno izvršili aktivnosti predviđene Ugovorom. Sam Ugovor navodi: „Kada je Korisnik i/ili partner koji provodi nabavu javni naručitelj u smislu Zakona o javnoj nabavi, obvezan je postupati u skladu s navedenim Zakonom i primjenjivim podzakonskim propisima. Kada Korisnik i/ili partner koji provodi nabavu nije javni naručitelj dužan je provesti nabavu i sklopiti ugovor o nabavi sukladno pravilima koja se primjenjuju na osobe koje nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi, koja su, ako je primjenjivo, sastavni dio Ugovora.“
Naručitelji, u smislu Zakona o javnoj nabavi su javni i sektorski a pobliže su definirani članicama 5. i 6. Zakona o javnoj nabavi (NN br. 90/11, 83/13, 143/13 i 13/14 – dalje u tekstu Zakon). Osobe koje nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi su svi oni ostali subjekti koji ne podliježu navedenim člancima Zakona.
Za one subjekte koji nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi primjenjiva pravila su propisana u sklopu Priloga 3 – Postupci nabave za osobe koje nisu obveznici zakona o javnoj nabavi, primjenom kojih je moguće „sklapati ugovor o nabavi na temelju jedne ponude za nabavu robe i usluga procijenjene vrijednosti od 20.000,00 kuna do 500.000,00 kuna, odnosno za nabavu radova od 50.000,00 kuna do 1.000.000,00 kuna“ . Sam postupak se provodi samo slanjem poziva (npr. elektroničkom poštom) odabranom ponuditelju (nakon provedenog istraživanja tržišta npr. pretraživanjem cijena na Internetu) i ne uključuje bilo kakve objave u bilo kakvim glasilima – elektroničkim ili tiskanim.
S druge strane, obveznici Zakona o javnoj nabavi za sve nabave robe ili usluga kod kojih je procijenjena vrijednost nabave preko 200.000,00 kuna odnosno za sve nabave radova kod kojih je procijenjena vrijednost nabave preko 500.000,00 kuna moraju provesti otvorene ili ograničene postupke nabave koji podrazumijevaju određene objave u Elektroničkom oglasniku javne nabave.
Također, bitno je za primijetiti kako za subjekte koji ne podliježu Zakonu, nije propisana mogućnost žalbe od strane ponuditelja, dok za obveznike Zakona o javnoj nabavi postoji institut žalbe propisan člancima 138. do 172. Zakona.
Vratimo se na trenutak na gore citirani članak Općih uvjeta Ugovora – na prvi je pogled sam po sebi razumljiv, sve do trenutka dok se ne zapitamo – tko će stvarno provoditi koju nabavu?
Uzmimo na primjer projekt na kojem je Korisnik obveznik Zakona o javnoj nabavi dok partner to nije, odnosno nije javni naručitelj u smislu Zakona o javnoj nabavi. Recimo da se provodi nabava IT opreme čija je procijenjena vrijednost 360.000,00 kuna. Ako Korisnik bude institucija koja će provoditi nabavu onda se ova nabava mora objaviti u EOJN, rok za dostavu mora biti najmanje 20 dana od dana slanja poziva na nadmetanje. U rokove za izvršenje nabave uračunavamo zatim 5 dana za izjavljivanje žalbe na Odluku o odabiru/ poništenju odnosno 10 dana roka mirovanja. Samo gledajući propisane minimalne rokove nabava nam traje minimalno 30 dana, što zapravo nije realno računanje jer ne uključuje vrijeme izrade dokumentacije za nadmetanje, potencijalna produljenja radi pitanja zainteresiranih ponuditelja i izmjene dokumentacije za nadmetanje temeljene na istome, vrijeme potrebno za pregled i ocjenu ponuda i izradu zapisnika kao i potencijalne žalbe – na dokumentaciju za nadmetanje, na Odluku o odabiru/ poništenju.
S druge strane, ako ovu nabavu bude provodio partner, koji je neobveznik Zakona o javnoj nabavi, u roku od 3 dana na Internetu može pronaći cijene pojedinih stavki koje se nabavljaju kod npr. 5 potencijalnih ponuditelja, može odabrati jednog od njih prema kriteriju koji je za njega ključan (to može biti npr. cijena no može biti i najkraći rok isporuke ili najdulje jamstvo na pojedine stavke) te nakon slanja poziva u roku od 10 dana imati ponudu i ne zamarati se potencijalnim žalbama.
Iako su gore opisane situacije namjerno prikazane na način da bi se odrađivanje nabava trebalo svakako prepustiti onom subjektu koji primjenjuje „lakša“ pravila, treba napomenuti kako ključ raspodjele provođenja nabava leži u dvije činjenice – raspodjeli posla u projektu i raspodjeli rezultata provedenih nabava.
Ukoliko partner koji nije obveznik javne nabave nije projektom predviđen za sudjelovanje u postupcima nabava odnosno nije dijelom administrativnog upravljanja projektom nije opravdano da isti provodi sve nabave. Također, gledajući sa aspekta održivosti, koja se mora dokazivati i u razdoblju nakon završetka projekta, najispravnije bi bilo da nabavu provodi onaj subjekt u projektu koji će tijekom, odnosno nakon dovršetka projekta koristiti usluge, robu ili dovršene radove.
