Zakon o javnoj nabavi u članku 263. stavku 1. navodi kako je naručitelj u postupku javne nabave velike vrijednosti obvezan, a u postupcima javne nabave male vrijednosti može prije donošenja odluke, od ponuditelja koji je podnio ekonomski najpovoljniju ponudu zatražiti da u primjerenom roku, ne kraćem od pet dana, dostavi ažurirane popratne dokumente. Nadalje, stavak 3 istog članka propisuje da ako pozvani ponuditelj ne dostavi ažurne popratne dokumente u ostavljenom roku javni naručitelj obvezan je odbiti ponudu tog ponuditelja.
Ova obveza odnosno mogućnost potvrđena je i u Pravilnikom o dokumentaciji o nabavi te ponudi u postupcima javne nabave, u članku 20. stavku 1. koji također propisuje minimalni rok od 5 dana.
Naručitelji u DoN-u, uz obveznu dostavu ESPD obrasca, često traže i veći broj potvrda, certifikata, popis ugovora, pojašnjenje ponude, prihvat računske pogreške, dokaze financijske sposobnosti (BON, SOL2, financijsko izvješće), diplome, svjedodžbe i dozvole vezane uz predmet nabave. Kod dostave ažuriranih popratnih dokumenata, pojašnjenja ponude ili prihvata računske pogreške naručitelji su često složni oko roka traženja istih – 5 dana od primitka poziva, što je u redu kada je rok razmjeran količini traženih dokumenata i ako rok ne obuhvaća neradne dane ili vikend.
Nažalost, također je česta praksa slanja poziva za dostavu u popodnevnim satima prije vikenda ili praznika te tako ponuditelji bivaju zakinuti za dobar dio dana roka koje im ZJN 2016 omogućava.
Što bi bio primjeren rok? Primjeren rok bi bio 5 dana od dana primitka poziva na dostavu ako bi taj prvi dan bio ponedjeljak, a ne bi se tražila velika količina dokumenata koji moraju biti novijeg datuma, u izvorniku ili ovjerene preslike, te prevedeni na hrvatski jezik ako se radi o dokumentima koju su na nekom od stranih jezika.
Ukoliko to nije slučaj, uputno je da kod traženja dokumenata koji moraju biti prevedeni, naručitelj odredi rok koji je barem dvostruko veći od predloženog minimuma. Također, ako naručitelj traži pojašnjenje velikog broja stavki troškovnika, razmjeran rok ne bi bio pet dana od petka, ili pet dana od primitka poziva ako je isti poslan prije praznika, npr. 23. prosinca.
Praksa DKOM-a također ide u smjeru da se navedena odredba liberalizira i prilagodi trenutnoj situaciji, a ne da se rigidno pridržava propisanog minimuma (koji je tu samo kao uputa), posebice što ZJN 2016 ne propisuje maksimum roka niti ograničava broj traženja.
Rješenje DKOM-a od 8.12.2017. (http://pdf.dkom.hr/17365.pdf) potvrđuje sve navedeno te pravda svoju odluku povredom načela jednakog tretmana, odnosno potvrđuje kako je ponuditelju dat iznimno kratak i neostvariv rok u odnosu na traženo, dok je drugom ponuditelju u istom postupku dan velikodušniji rok, odnosno rok je sadržavao više radnih dana. Stoga zaključno, zaista je nepotrebno, ako i Zakon i Pravilnik ne ograničavaju rok, već samo upućuju na minimum, držati se pravila a minori ad maius, budući na taj način riskiraju da kod takve vrste traženja zahtjev za zaštitu prava pred DKOM-om uspije, a što će za posljedicu imati produžavanje postupka javne nabave, što je u suprotnosti s učinkovitom javnom nabavom te ekonomičnim i svrhovitim trošenjem javnih sredstava.
